Begroting 2019

Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

In de komende vier jaren enten we de bedrijfsvoering op het beleidsakkoord 'Samen verder werken aan ons Best'
Voor 2019 betekent dit dat we de bedrijfsvoering als volgt gaan inrichten.

Dienstverlening

In de nieuwe dienstverleningsvisie ‘Graag en op maat’ (2016) positioneert de gemeente Best zich als een netwerkende organisatie die haar dienstverlening vorm geeft door te verbinden, te ontmoeten en in gezamenlijkheid te ontwikkelen. In haar netwerk speelt de gemeente Best in op vragen over wonen & leefomgeving, zorg & welzijn en economie & werk. De dienstverleningsvisie is de richtlijn voor de samenwerking met onze partners en voor onze bedrijfsvoering. In onze dienstverleningsvisie kunnen onze inwoners kiezen of ze online, telefonisch of persoonlijk contact opnemen met de gemeente. Wij stellen dienstverleningsnormen op, communiceren deze met de inwoners en komen deze ook na.
We gaan onderzoeken of er behoefte bestaat dat medewerkers bij de inwoners thuis komen en waardedocumenten zoals paspoorten thuis kunnen worden bezorgd.

Samen op reis

‘Samen op reis’ is de spreekwoordelijke kapstok voor alle projecten, programma’s, nieuwe manieren van werken en organisatieontwikkelingen die bijdragen aan de groei van onze organisatie. Samen groeien we toe naar de organisatie die we willen zijn. Een organisatie die klaar is voor de toekomst en die flexibel kan anticiperen op maatschappelijke, economische en sociale veranderingen en ontwikkelingen.

Personeel en Organisatie

Als potentiële werkgever  zeggen we in onze vacatureteksten dat we ons verder willen ontwikkelen tot een netwerkende organisatie met een faciliterende rol in de Bestse gemeenschap. We lichten in diezelfde boodschap ook toe hoe we dat doen: Met ongeveer 250 medewerkers, die elkaar kennen en graag samenwerken. Medewerkers die, door te experimenteren, leren hoe ze de juiste dingen kunnen doen voor en met inwoners, bedrijven en organisaties. Deze boodschap is een oprechte ambitie die we sinds 2017 uitdragen en nog steeds omarmen. Maar waar staan we nu?

  • We willen zeker ontwikkelen, maar doen we dat ook? Herkennen we dit en delen we de successen en verbeterpunten?
  • Veel medewerkers kennen elkaar. Dat klopt. Maar weten we ook de juiste dingen van elkaar in relatie tot ons werk? Zijn we transparant over wat we denken, voelen en doen? Voeren we het juiste gesprek?
  • Onze medewerkers willen inderdaad graag samenwerken, maar gaat dat in de praktijk al integraal en efficiënt genoeg? Is onze organisatie daar goed op ingericht, qua structuur, werkprocessen?
  • Leren door te experimenteren. Het ligt zo voor de hand. Willen en durven we die ruimte ook te pakken? We hebben het hier onder meer over (persoonlijk) leiderschap en eigenaarschap.

Het zijn vragen, die niet bedoeld zijn als kritiek maar als trigger om door te pakken op de met elkaar ingezette ontwikkeling. Het is nu de tijd om niet alleen maar te zeggen wat we willen gaan doen, maar om het gewoon te doen. En dat gebeurt inmiddels op diverse fronten.  In de in 2017 vastgestelde HRM-strategie 2017-2020 staan handvatten die managers en medewerkers helpen de organisatieambitie waar te maken. Aan de HRM-strategie is een uitvoeringsplan gekoppeld met als speerpunten Duurzame inzetbaarheid, Strategische Personeelsplanning en Organisatieontwikkeling. Onder deze speerpunten hangen diverse (beleids)onderwerpen. Deze ontwikkelen we en voeren we uit op basis van prioriteitstelling. Hierover nu meer. De onderwerpen zijn afgebakend, maar hebben onderling veel raakvlakken. Het bewaken en sturen op de samenhang binnen het Uitvoeringsplan is dus belangrijk.  

Duurzame inzetbaarheid

Hoe blijven onze medewerkers duurzaam inzetbaar?

  • Dit begint bij het goede gesprek hierover tussen leidinggevende en medewerker. Daarbij  staat de ontwikkeling van de medewerker en de match met de organisatie voorop. De gesprekscyclus die hiervoor is ingericht, is onlangs vernieuwd. Met de versie 2.0 hebben we een belangrijke fundering gelegd om te zorgen dat de 'Basis op orde' (een van de pijlers van het programma Samen op Reis) komt en blijft.
  • Een andere invalshoek van duurzame inzetbaarheid is aandacht voor vitaliteit. Het doel is dat medewerkers fit zijn én blijven en toegerust zijn om hun huidige én toekomstige werk goed uit te voeren. Maar ook een gezonde balans tussen werk en privéleven vinden we belangrijk evenals het nemen van verantwoordelijkheid voor eigen leven en loopbaan. In 2018 is prioriteit gelegd bij acties om het ziekteverzuim te verlagen. Dit in combinatie met het verbeteren van de arbeidsomstandigheden door klimaatverbetering en aanschaf van arbo-goedgekeurd meubilair. In 2019 ligt het accent bij meer acties om de vitaliteit van onze medewerkers te bevorderen. We werken dus preventief.
  • Een derde onderwerp in het kader van duurzame inzetbaarheid is strategisch opleiden. Dit gaat over opleiden in relatie tot keuzes over de mate van brede inzetbaarheid van medewerkers, het zelf opleiden van onervaren en/of nieuwe medewerkers en het organiseren van kennisdeling en –overdracht. Qua inhoud gaat strategisch opleiden over de aansluiting tussen het kennis- en vaardigheidsniveau van medewerkers in relatie tot externe en interne 'vereisten'.  Voorbeelden hiervan zijn het Digivaardigheidsprogramma, Helder schrijven en adviseren, een training 'Hoe werkt de gemeente' en bijscholing in het kader van de Omgevingswet.

Strategische personeelsplanning

Onder de paraplu van strategische personeelsplanning vallen beleid en de instrumenten waarmee de organisatie stuurt op de juiste samenstelling van het personeelsbestand. Denk aan de verhouding vast-flexibel personeel, opvolgingsplanning, samenstelling van het functiegebouw, verjonging van het personeelsbestand versus de uitstroom van oudere medewerkers, het kunnen aantrekken van goed personeel door een sterk werkgeversmerk en de vertegenwoordiging van bepaalde doelgroepen in onze organisatie. Heel wat items dus.

Actueel is de overweging om een nieuw generatiepact dan wel een variant hierop te realiseren. Het generatiepact is in 2016 ingevoerd om formatieruimte vrij te maken voor jongeren én om oudere medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Evaluatie wijst uit dat deze doelstellingen zijn bereikt, maar met een behoorlijke kostenpost. De uitdaging ligt in het vinden van oplossingen waarmee we dezelfde doelen behalen, maar dan op een budgettair verantwoorde manier. Dit pakken we in 2019 verder op. Op dit moment zijn er geen extra middelen voor een vervolg op het generatiepact begroot. Dit is wel het geval voor het voldoen aan de verplichtingen uit de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.  Hiervoor hebben we vanaf 2019 structureel € 25.000 ter beschikking. Hiermee gaan we een extra arbeidsplaats creëren. De wetgeving verplicht ons als werkgever ervoor te zorgen dat een bepaald percentage van ons personeelsbestand bestaat uit mensen die tot een bepaalde doelgroep horen. Het gaat om mensen die onder de Participatiewet vallen en die geen wettelijk minimumloon kunnen verdienen, dan wel mensen met een Wsw-indicatie. Op dit moment hebben we vier banen ingevuld. In 2019 willen we de teller tenminste op vijf hebben staan. Daarmee voldoen we  aan het gestelde quotum. Dit staat los van de bestaande mogelijkheid om op bestaande formatie en beschikbaar budget kandidaten uit de doelgroep van de wet aan te trekken.

Nu de arbeidsmarkt krapper wordt (zeker op specialistische functies) gaan we bekijken hoe we ons werkgeversmerk kunnen versterken. Dit kan zijn door ons wervingsbeleid te moderniseren, maar ook door het inhoudelijk aantrekkelijker te maken om bij onze gemeente te werken. Dit zit in aantrekkelijke (secundaire en tertiaire) arbeidsvoorwaarden, een goed inwerkprogramma, het 'binden' van stagiairs, aanbieden van werkervaringsplaatsen/startersmogelijkheden/loopbaantrajecten et cetera. Dit onderwerp vraagt nog om verdere afbakening wil het behapbaar blijven.

Het vierde onderwerp dat prioriteit heeft voor 2019 is de update van ons functiegebouw en aansluiting bij HR21, een veelgebruikt functiewaarderingssysteem binnen de gemeentelijke overheid. Er is nu achterstallig onderhoud, in die zin dat medewerkers taken invullen die onvoldoende aansluiten bij de functieplaats waarop ze zijn ingedeeld. Met de overstap zorgen we voor reparatie en kunnen we bij toekomstige taakverschuivingen op een efficiëntere manier wijzigingen doorvoeren.

Organisatieontwikkeling

Om de gewenste organisatieontwikkeling te faciliteren zijn in 2018 aanpassingen doorgevoerd in de organisatie- en managementstructuur. De managementposities zijn vanaf 2019 weer grotendeels structureel ingevuld. Daarmee ligt er een stabiele basis om in 2019 verdere verbeterslagen te maken. Denk aan integraal en efficiënt werken, het organiseren van een beheersbare span of control en leiderschapsontwikkeling. Het programma Samen op Reis fungeert naast de HRM-strategie als kapstok voor de te zetten stappen.

Wat staat er verder nog op de agenda voor 2019

1 januari 2020 is de ingangsdatum van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. Dit betekent dat ambtenaren zoveel mogelijk onder het arbeidsrecht worden gebracht. In eerste instantie zal dat voornamelijk gevolgen hebben voor de juridische basis, rechtsgang en overlegstructuur. Inhoudelijke aanpassingen volgen naar verwachting pas later. 2019 gebruiken we om per 1 januari 2020 de omslag te kunnen maken. Hiervoor maken we gebruik van bestaande draaiboeken.

Informatisering & Automatisering

Om de dienstverlening van de gemeente adequaat te ondersteunen is op basis van de dienstverleningsvisie 'Graag en op Maat' een I&A-visie 2021 opgesteld. Deze visie is het richtinggevende kader voor de Informatievoorziening & Automatisering. Tevens sluit deze aan bij de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.

De kern van de I&A-visie ziet er in hoofdlijnen als volgt uit:

  • Dienstverlening, samenwerking, processen en werkwijzen door een juiste inzet van informatievoorziening en automatisering effectiever en efficiënter;
  • We werken netwerkgericht en digitaal op basis van werkprocessen, passend bij de behoefte van inwoners, bedrijven, organisaties, partners en medewerkers en bestuur (‘mensen centraal’);
  • We investeren in het zo eenvoudig mogelijk beschikbaar en vindbaar maken van gemeentelijke informatie, van informatie uit landelijke bronnen en van informatie van partners via één gemeentelijke gegevenslaag;
  • We richten ons op informatie gestuurd (samen)werken. Hierbij gaat het om analyse van data aan de voorkant (big data e.a.) en het gebruikmaken van de voorspellende kracht van gegevens voor procesondersteuning en monitoring;
  • We ondersteunen onze professionals in hun dagelijks werk, zodat zij overal en klantgericht kunnen werken;
  • Uitgangspunt voor ICT-diensten en applicaties is dat deze voor een belangrijk deel uit de markt en uit ‘de cloud’ betrokken worden.

Projecten die voor 2019 op de agenda staan zijn:

  • Verkennend onderzoek in het gebruik van Open Data; Als gemeente nemen we een faciliterende rol hierin en inventariseren we aan welke data behoefte is. Hierbij gaat het erom vrij toegankelijke (met name gemeentelijke) informatie voor inwoners, ondernemers en instellingen digitaal beschikbaar te maken;
  • Uitbreiding digitale producten Burgerzaken; Via de gemeentelijke website zorgen we ervoor dat diverse producten en diensten steeds meer (gedeeltelijk) online kunnen worden aangevraagd. In 2019 geldt dat voor paspoorten, identiteitskaarten en rijbewijzen;
  • Informatievoorziening Omgevingswet; We gaan in 2019 bekijken wat de gevolgen zijn van de Omgevingswet voor onze dienstverlening. Hiermee verkrijgen we inzicht in toekomstige processen en applicaties welke nodig zijn om de Omgevingswet te ondersteunen;
  • Ontsluiten van gecombineerde informatie (administratief/kaart); Op dit moment wordt informatie vaak enkel als tekst (administratief) beschikbaar gesteld. Er is steeds meer behoefte om deze informatie locatiegebonden (kaart) te gebruiken. Onderdeel hiervan is dat tevens de vindbaarheid van informatie wordt verbeterd. Hierdoor is het mogelijk om op een kaart te zien wat de werkzaamheden op een locatie zijn of dat er al een melding is gemaakt van bijvoorbeeld een losliggende stoeptegel;  

Informatiebeveiliging en privacy

In het kader van de verscherpte wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging, privacy en gegevensbeheer zijn in 2018 diverse maatregelen genomen. In 2019 werken we verder aan het voldoen van de informatievoorziening aan wet- en regelgeving, waaronder Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet GBA, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag en de Archiefwet.
In 2019 doorlopen we diverse audits. Deze audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).
Ook wordt de jaarlijkse 'Verklaring van toepasselijkheid informatiebeveiliging (VVT)' vastgesteld door de raad.

Naast technische maatregelen en middelen, zoals autorisaties en versleuteling, besteden we continu aandacht aan bewustwording van medewerkers. Door campagnes, voorlichtingssessies en ludieke acties maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren.

Huisvesting

In 2019 gaan we de dienstverleningsvisie verder vertalen naar een (huisvesting)concept voor één fysieke integrale toegang. Door de inzet van participatie betrekken we een brede doelgroep: een vertegenwoordiging van inwoners, regiegroep Bestwijzer, gemeenteraad, huidige partners/huurders van Bestwijzer en de potentiële toekomstige partners/huurders. We betrekken hen bij het opstellen van een kanalenmatrix, het integraal Programma van Eisen en het huisvestingsconcept. Zowel vanuit de gemeente als Bestwijzer bestaat de wens om de samenwerking tussen gemeente, partners van Bestwijzer, maar ook mogelijke toekomstige partners te verbreden en te versterken. Gezamenlijke huisvesting biedt kansen. Om elkaar te ontmoeten, professionele verbindingen te leggen, het netwerk te versterken en gezamenlijke ontwikkelingen in gang te zetten. Niet alleen binnen het sociaal domein, maar ook breder: in relatie tot de domeinen leefomgeving en economie, bijvoorbeeld in het kader van de Omgevingswet.

Komende jaren investeren we in de verbetering van de duurzaamheid van het gemeentehuis, de arbo omstandigheden voor de organisatie, de inrichting voor een efficiëntere samenwerking en netwerkrelaties. Om dit mogelijk te maken passen we de kantine in 2019 aan met nieuw meubilair en een nieuwe keuken. Ook gaan we verder met de vervanging van de klimaatinstallatie en werken we toe naar een A-label (energie) voor het gemeentehuis.

Kwaliteit en Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn.

Management accounting betreft het verzamelen, ordenen en analyseren van financiële informatie om hier vervolgens over te rapporteren. Op dit moment vindt management accounting plaats op het niveau van college en raad. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de programmarekening. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'.De aangekochte Corsa module contractbeheer is in de tweede helft van 2018 geïmplementeerd en biedt in 2019 ondersteuning bij het beheren van contracten.

Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht. Het komende jaar richten we de pijlen op financial control. Hierbij is aandacht voor juiste en volledige informatievoorziening en interne control-maatregelen om tijdig financieel inzicht te hebben en bij te sturen.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om tijdens het proces interne beheersmaatregelen uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles essentieel, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

  • De meest risicovolle financiële processen (onder andere grondexploitaties, inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg).
  • De onderzoeken naar raadsbesluiten en collegebesluiten.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken omvatten in 2019 de volgende processen:

  • meldingen openbare ruimte
  • klachten
  • bezwaar en beroep

Door de onderzoeken te richten op de dienstverleningsprocessen waarbij meerdere programma's en afdelingen worden onderzocht, realiseren we een effectievere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven ook een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Onderzoeken naar informatiebeveiliging [ Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG)]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar de informatieverwerking in de basisregistraties en de beveiliging van persoonsgegevens, informatiesystemen, software applicaties en het gemeentelijke netwerk. De onderzoeken zijn gericht op het voldoen aan landelijke eisen voor privacy, informatieverwerking en -beveiliging. De onderzoeken worden deels uitgevoerd in de vorm van zelfevaluaties en deels door externe auditoren. De onderzoeksopdrachten zijn landelijk vastgelegd in specifieke normenkaders. Wij informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitkomsten van de onderzoeken.

Juridische kwaliteitszorg
Het aantal bezwaren op het gebied van de Jeugdwet en de Participatiewet neemt toe. Ook het aantal bezwaren tegen sluitingen van woningen en bedrijfspanden vanwege aangetroffen drugs neemt toe. Om de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten, optimaliseren we continu het proces van bezwaar- en beroepschriften. Digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol. Dit laatste ook vanwege de verplichting om in de nabije toekomst elektronisch te corresponderen met de rechterlijke macht.
In 2019 en verder proberen we wederom om door het toepassen van mediationvaardigheden bezwaarschriften te voorkomen of op een andere dan juridische wijze tot voor alle partijen bevredigende oplossingen te komen. Om deze vaardigheden op peil te houden, vindt er om de twee jaar een verdiepingstraining/terugkomdag plaats. Aan de juridische kwaliteit werken we doorlopend door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers. Het in 2017 grootschalig gewijzigde mandaatbesluit krijgt in 2019 een eerste update aan de hand van de resultaten van de eind 2018 gehouden evaluatie.
De samenwerking met de gemeente Veldhoven zetten we voort in de vorm van gezamenlijke projecten, bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wetgeving (Omgevingswet, Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) en/of gezamenlijke trainingen. 

Regeling specifieke uitkering stimulering sport
Vanaf 1 januari 2019 valt het gelegenheid geven tot sportbeoefening onder de verruimde vrijstelling voor de omzetbelasting. Dit betekent voor de gemeente Best dat alle uitgaven met betrekking tot de sport kostprijsverhogend zullen zijn. Om de extra lasten voor de gemeente Best te compenseren is het mogelijk voor alle uitgaven aan de sport een subsidie aan te vragen. De subsidie wordt vóór 1 december 2018 aangevraagd voor het begrotingsjaar 2019. Deze subsidie is een tijdelijke regeling van 5 jaar.